为了进一步规范学院行政会务工作，提高会议质量和办事效率，保证会议能有效贯彻政策、布置任务、沟通信息、协调行动，促进学院管理工作的科学化、民主化、制度化、规范化，根据《四川师范大学文理学院工作规则》，特制定本细则。
一、会议类型
本细则所指会议是指全院性行政工作会议，主要有院长办公会议、院长专题办公会议、全院教职工大会及全院性业务工作会议。
二、会议性质
（一）院长办公会
院长办公会是学院日常行政工作的决策会议，由院长、党委书记、副院长、党委副书记、党委专职组织员、院长助理等组成。根据需要，党委委员、各部门、各系（教研室）负责同志、院务办公室主任、党委办公室主任可参加会议。院长办公会议实行集体研究、讨论，院长决定的体制，所议定事项或提交董事会审议，或下发全院执行。
（二）院长专题办公会
院长专题办公会是由学院院长、党委书记或分管院领导主持的涉及多个相关部门就某一个专题而召开的办公会议。
（三）全院教职工大会
全院教职工大会的主要内容为：总结、部署全院工作；通报学院主要工作和重大决策；传达上级的重要指示和学院董事会会议等重要会议精神；通报教职工普遍关注的热点问题。
（四）全院性业务工作会
全院性业务工作会议是由学院具体业务部门承办的涉及多个相关部门的工作会议。目前此类工作会议主要有教学、科研、学生、安全、就业、后勤保障等六大类。
三、会议组织
（一）会议主持及召开时间
1.院长办公会。一般每月召开一次，由院长召集和主持（受院长委托，党委书记、副书记、副院长可主持召开）。会议的议题由会议组成人员提出，院务办公室汇总，报主持人同意后上会。会议的文秘会务工作由院务办公室负责。
2.院长专题办公会。参加会议人员为相关院领导和有关部门、系（教研室）负责人。会议的议题由专题的主要相关部门提出，经主管院领导同意后召开。会议的文秘会务工作和议定事项的落实由主要相关部门负责。
3.全院教职工大会。一般每学期召开一次，由院长或党委书记主持。会议的文秘会务工作由院务办公室负责。
4.全院性业务工作会议。一般每学年召开一次，由分管院领导主持。会议的文秘会务工作和议定事项的落实由业务的主要承办单位负责。
（二）会议审批
学院严格实行会议审批制度。凡需院领导主持召开的院长专题办公会、全院性业务工作会，一般情况下，由承办单位提前一周递交“会议申请”，经分管院领导审批后，送院务办汇总，列入会议计划。未列入会议计划的，原则上不召开。未列入会议计划但确需召开的会议，应报院长、党委书记同意后召开。
（三）会前准备
1.会议通知。学院每周的会议安排由院务办公室每周星期一以“每周会议安排通知”的形式通过书面、校园网络等方式下达或公布。临时会议或时间变动可用电话方式通知。
2.会议材料准备。由会议的文秘负责部门根据会议需要准备相关材料。如需领导致辞、讲话的，由会议的文秘负责部门提供。
3.会议室和会场布置。根据《四川师范大学文理学院会议室（含学术报告厅）管理办法》，会议室由院务办公室统一管理、协调使用。会场布置由院务办公室和后勤服务中心负责，会场音响设备调试由实验中心负责。对会议室或会场布置有特别要求的,应在“会议申请”中注明。
（四）会议服务
1.会场检查。会议的文秘会务部门应提前30分钟到达会场，检查会场布置是否按会议要求完成。发现问题要立即解决。
2.会场签到。学院重大会议应安排专人负责签到，并向会议的文秘会务部门报告。出席会议的人员必须按时到会签到，不得无故缺席或迟到。学院领导因故不能参加会议，应向会议主持人请假；其他参会人员因故不能参加会议，应向会议文秘会务工作负责部门请假。
3.会议摄影摄像。需要进行摄影摄像的会议，应由政工处进行统一安排。
4.其他服务性工作。
（五）会议记录和资料整理
各类会议要严格执行会议文件资料归档制度，承办会议的主要部门要按《四川师范大学文理学院会议记录管理规定》的有关要求做好会议记录，并负责收集、整理领导讲话、议定事项、会议纪要等有关会议文件资料，在会议结束后3个工作日内一式2份送院务办公室档案室存档。
（六）落实会议议定事项
各相关部门要及时贯彻执行或传达会议精神，要将会议的各项议定事项落到实处。院长办公会、院长专题办公会议定事项由院务办公室负责督办；全院性业务工作会议定事项由具体业务承办部门负责督办。
四、会议要求
1.坚持精简节约、务实高效的原则，提高会议质量。
2.会议中，与会人员原则上不会客、不接传电话，应将手机关闭或设置为振动。
五、院务办公室可根据学院实际情况和学院领导的指示，制定相关会议的议事规则。
