学院各单位：

随着学院的不断发展，档案资料不断增多。为各单位完整的保存本部门在教学过程中形成的档案资料，有效利用档案信息资源。根据《成都文理学院档案管理办法》文件要求，现将2016年学院档案整理、移交工作的具体事宜通知如下：

一、移交档案的内容、范围

本次整理移交的归档材料是2015年各单位产生的归档材料和上级有关来文以及往年应归档、但尚未归档的文件。请各单位按照《成都文理学院立档单位归档范围和保管期限》和《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》的要求执行。

二、装订、移交时间

各部门档案归档、移交工作的截止时间为2016年5月20日，档案装订及移交时间见附件。

三、移交的标准

（一）移交的档案资料要齐全、完整、按照档案整理规范要求进行分类、整理、保管期限划分准确，书写规范，装订整齐美观，案卷质量符合规定要求。

（二）移交档案时，需移交案卷目录纸质版本一份，卷内目录电子版本一份（电子文档接受邮箱：2661648853@qq.com）。

四、其他说明事项

（一）各单位要负责督促各兼职档案员认真做好档案资料的整理和移交工作，确保档案资料按规范要求在规定时间内有序归档。

（二）各立档单位装订时需用到的装订机、号码机、件号章等，按档案装订时间安排表到院办领取、操作。

（三）4月20日前，各立档单位到院办综合档案室领取档号。

（四）卷内文件目录以及档案盒标签的填写按《成都文理学院档案盒格式及填写规范》的相关要求完成。

（五）因特殊原因，应归档却未归档的档案资料，由本单位写明情况说明，分管领导签字后将情况说明交院务办公室陈丹老师处留存，档案资料暂由本单位归档管理。

特此通知

                                                                                   2016年3月14日